Một chiếc xe đi qua gara

Trang này kể trọn một vòng làm việc thường ngày, để bạn thấy các phần của VietGara nối với nhau thế nào. Mỗi bước dẫn đến trang hướng dẫn chi tiết.

Ví dụ: anh An mang chiếc Toyota Vios biển 51A-111.11 đến thay dầu và kiểm tra phanh.

1. Cố vấn dịch vụ lập báo giá

Anh An chưa có hồ sơ? Cố vấn tạo khách vãng lai ngay trong màn hình lập báo giá, chọn xe, rồi bấm Thêm công việc (ví dụ Thay dầu động cơ) để điền sẵn nhân công và phụ tùng. Sửa từng dòng nếu cần và Lưu: báo giá ở trạng thái Nháp.

→ Tạo báo giá, Thêm khách hàng

2. Khách duyệt từng hạng mục

Cố vấn chọn Gửi duyệt. Anh An nhận e-mail có liên kết, mở ra không cần đăng nhập, duyệt dòng nào cần và từ chối dòng chưa cần. Cố vấn và chủ gara được báo e-mail khi khách quyết định. Khách quyết định ngay tại quầy? Cố vấn ghi nhận thay khách.

→ Gửi báo giá và khách duyệt, Dành cho chủ xe: duyệt báo giá

3. Tiếp nhận xe, tạo lệnh sửa chữa

Báo giá đã duyệt được chuyển thành lệnh sửa chữa chỉ với các hạng mục khách đồng ý. VietGara giữ phụ tùng trong kho cho lệnh này; thiếu hàng thì lệnh hiện Chờ phụ tùng và tự tiếp tục khi nhập kho.

→ Tiếp nhận xe và tạo lệnh sửa chữa, Xuất kho cho lệnh sửa chữa

4. Kỹ thuật viên làm việc

Cố vấn giao từng hạng mục cho kỹ thuật viên. Kỹ thuật viên chuyển hạng mục sang Đang thực hiện, rồi Hoàn tất. Cố vấn xem toàn bộ trên bảng Kanban, không phải gọi hỏi từng người.

→ Bảng Kanban, Giao việc và cập nhật tiến độ

5. Xe xong, báo khách

Khi hạng mục cuối cùng hoàn tất, VietGara gửi e-mail Xe sẵn sàng cho anh An. Cố vấn kiểm tra lại, chọn Đóng lệnh sửa chữa: phụ tùng được trừ kho theo cài đặt của gara.

→ Báo xe sẵn sàng giao

6. Quyết toán và thu tiền

Kế toán tạo quyết toán từ lệnh đã đóng, chọn lập cho cá nhân hay hồ sơ thuế công ty, rồi ghi nhận thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản). Khoản thu đủ cuối cùng gửi biên nhận kèm PDF qua e-mail cho khách. Khách còn nợ? Quyết toán ở trạng thái Thu một phần và hiện trong công nợ.

→ Quyết toán, Thu tiền, Công nợ

7. In chứng từ và theo dõi cuối ngày

Báo giá, lệnh sửa chữa, biên nhận và phiếu thu in được trên A4 hoặc A5 với đầu thư của gara. Chủ gara xem Tổng quan: doanh thu, đơn đang xử lý, công nợ và hàng sắp hết.

→ In chứng từ, Màn hình Tổng quan

Việc nhân viên kho làm song song

Nhân viên kho nhập kho khi hàng về (quét mã vạch hoặc nhập từ Excel), kiểm kê định kỳ và nhận e-mail khi phụ tùng xuống dưới ngưỡng cảnh báo.