Thông báo e-mail
Dành cho
- Chủ gara
- Quản lý
VietGara tự gửi e-mail ở mỗi bước chuyển giao, để khách biết xe mình đến đâu và nhân viên biết việc cần làm. E-mail dùng ngôn ngữ của người nhận và có tên gara của bạn làm tên người gửi.
Bảy loại e-mail
Phần tiêu đề “Bảy loại e-mail”| Gửi cho | Khi nào | |
|---|---|---|
| Báo giá sẵn sàng | Khách hàng | Bạn gửi báo giá duyệt qua liên kết |
| Báo giá được duyệt hoặc từ chối | Người lập báo giá và chủ gara | Khách quyết định |
| Xe sẵn sàng | Khách hàng | Mọi hạng mục của lệnh sửa chữa đã xong |
| Đã nhận thanh toán | Khách hàng | Ghi nhận một khoản thu mà quyết toán còn số dư |
| Biên nhận quyết toán | Khách hàng | Khoản thu cuối cùng làm quyết toán thu đủ, kèm PDF biên nhận |
| Quyết toán đã thanh toán đủ | Người lập quyết toán và chủ gara | Quyết toán thu đủ |
| Sắp hết hàng | Chủ gara và nhân viên có quyền sửa kho | Tồn kho của một phụ tùng xuống dưới ngưỡng cảnh báo |
Khoản thu cuối cùng chỉ gửi biên nhận, không gửi thêm “đã nhận thanh toán”. E-mail sắp hết hàng chỉ gửi một lần mỗi khi tồn xuống dưới ngưỡng, không gửi lại ở mỗi lần xuất kho. Ngưỡng đặt ở từng phụ tùng (Tạo phụ tùng).
Bật, tắt và đặt tên người gửi
Phần tiêu đề “Bật, tắt và đặt tên người gửi”- Vào Gara → Cài đặt gara, kéo xuống mục E-mail.
- Ở dòng của từng loại, gạt công tắc Gửi để bật hoặc tắt. Mỗi thay đổi tự lưu và báo Đã lưu.
- Nhập Tên người gửi (ví dụ Gara Anh Minh, tối đa 100 ký tự). Khách thấy tên này trong hộp thư; địa chỉ gửi vẫn là của VietGara, còn khi khách bấm Trả lời thư đến e-mail của gara.
Cần quyền sửa cài đặt gara (chủ gara và quản lý có sẵn).
Nhật ký e-mail
Phần tiêu đề “Nhật ký e-mail”Mục Nhật ký e-mail ngay dưới liệt kê từng e-mail của gara: Người nhận, loại e-mail và Trạng thái. Lọc theo Mọi e-mail hoặc Mọi trạng thái.
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã gửi | E-mail đã chuyển đi |
| Thất bại | VietGara đã thử gửi lại nhiều lần mà không được |
| Không gửi | E-mail cố ý không gửi, kèm lý do ở bảng dưới |
| Lý do không gửi | Cách xử lý |
|---|---|
| Bạn đã tắt e-mail này | Bật lại ở công tắc Gửi nếu cần |
| Khách hàng đã hủy nhận | Tôn trọng lựa chọn của khách; chỉ khách đồng ý lại mới nhận |
| Địa chỉ bị trả lại hoặc báo là thư rác | Hỏi khách địa chỉ khác rồi sửa ở hồ sơ khách hàng |
| Khách hàng chưa có địa chỉ e-mail | Thêm e-mail vào hồ sơ khách hàng |
Mỗi sự kiện chỉ gửi một e-mail, dù hệ thống có xử lý lại.
Gặp sự cố
Phần tiêu đề “Gặp sự cố”| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách nói không nhận được e-mail | Xem Nhật ký e-mail: trạng thái và lý do; nhờ khách kiểm tra thư rác |
| Không đổi được công tắc | Bạn chưa có quyền sửa cài đặt gara |
| Nhân viên không nhận e-mail sắp hết hàng | Nhân viên cần quyền sửa kho; chủ gara luôn nhận |